Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Sistem Informasi Akuntansimerupakan sistem informasi fungsional yang mendasari sistem informasi fungsional yang lainnya seperti sistem informasi keuangan, sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi dan sistem informasi sumber daya manusia. Sistem-sistem informasi lain membutuhkan data keuangan dari sistem informasi akuntansi. Hal ini menunjukkan bahwa suatu perusahaan yang akan membangun sistem informasi manajemen, disarankan untuk membangun sistem informasi akuntansi terlebih dahulu. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain : Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi. Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Ahli Menurut Wilkinson dan Cerullo (1995, p.5-6) pengertian sistem informasi akuntansi merupakan struktur yang menyatu dalam suatu entitas, yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lain, untuk merubah data transaksi keuangan/akuntansi menjadi informasi akuntansi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi dari para pengguna atau pemakainya (users). Beberapa batasan pengertian (definisi) Sistem Informasi Akuntansi lain yang dapat dikutip misalnya pendapat Wilkinson (1990) bahwa sistem informasi akuntansi adalah merupakan sistem informasi formal, memiliki tujuan (kegunaan), tahap, tugas, pengguna, dan sumber daya dan mencakup ke seluruh kegiatan perusahaan dalam penyediaan informasi bagi semua pengguna di perusahaan tersebut. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood dalam bukunya yang diterjemahkan oleh Jusuf, A.A. (1996, h.1) pengertiansistem informasi akuntansi adalah, “Kumpulan sumber daya, seperti: manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi akuntansi.” Informasi ini dikomunikasikan kepada para penggunanya untuk berbagai pengambilan keputusan. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menutut Mulyadi (2001, h.3) mendefinisikan, “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.” Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Niswonger, Fess & Warren diterjemahkan oleh Ruswinarto, H. (1995, h.248), “Sistem akuntansi adalah suatu sarana bagi manajemen perusahaan guna mendapatkan informasi yang akan digunakan untuk mengelola perusahaan dan untuk menyusun laporan keuangan bagi pemilik, kreditor, dan pihak lain yang berkepentingan.” Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menurut Baridwan (1998, h.6), “Sistem akuntansi terdiri dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai suatu mengenai usaha suatu kesalahan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manejemen untuk mengawasi usaha-usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.”
Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :* SIA melakasanakan tugas yang diperlukan* Berpegang pada prosedur yang relatif standar* Menangani data rinci* Berfokus historis* Menyediakan informasi pemecahan minimal
Fungsi penting yang dibentuk Sistem Informasi Akuntansi pada sebuah organisasi antara lain :* Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.* Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.* Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.Subsistem Sistem Informasi Akuntansi memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari 3 subsistem:* Sistem pemrosesan transaksi, mendukung proses operasi bisnis harian.* Sistem buku besar/pelaporan keuangan, menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.* Sistem pelaporan manajemen, yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.Berbagai transaksi non keuangan yang tidak bisa diproses oleh Sistem Informasi Akuntansi biasa, diproses oleh Sistem Informasi Manajemen. Adapun perbedaan keduanya adalah :* SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan* SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasiSebuah Sistem Informasi Akuntansi menambah nilai dengan cara:* Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.* Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan* Meningkatkan efisiensi* Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan* Meningkatkan sharing knowledge* Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan2 komponen Sistem Informasi Akuntansi antara lain :* Spesialis Informasi* AkuntanContoh Sistem Informasi Akuntansi sebagai pusat informasi perusahaan:* Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut* Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.Kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu :* Pentingnya komunikasi antar departemen yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.* Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Akuntansi dibedakan menjadi 2, yaitu :* Informasi Akuntansi keuangan, berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.* Informasi Akuntansi Manajemen, berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.Berikut ini adalah software-software akuntansi yang lazim digunakan oleh perusahaan antara lain:
1. Software akuntansi berbasis DOS
2. MYOB
3. Quick Book Enterprise Edition
4. Accurate
5.Zahir Accounting
Tiap-tiap software memiliki kelebihan dan kekurangan. Kita akan membahas tentang hal tersebut untuk membandingkan manakah software akuntansi terbaik dari 5 software di atas.
1. Software akuntansi berbasis DOS
Hingga saat ini, banyak perusahaan yang yang masih menggunakan software akuntansi yang menggunakan sistem operasi DOS karena perusahaan enggan untuk mengeluarkan biaya lebih untuk membeli lisensi dari software-software akuntansi terbaru atau perusahaan enggan untuk beralih ke software akuntansi baru karena sudah merasa cukup dengan software akuntansi yang saat ini digunakan.
Kelebihan:
a. Membutuhkan spesifikasi komputer yang sangat minim dan bisa berjalan dalam komputer pentium I.
b. Respon cepat
c. Jarang diserang virus. Hal ini karena kebanyakan virus berjalan di sistem operasi Windows, sedangkan software akuntansi ini menggunakan DOS sehingga cukup aman dari virus
d. Real time maksudya adalah data yang diinput akan segera tersimpan di dalam database, sehingga bila terjadi pemadaman listrik tiba-tiba saat kita tengah melakukan proses penginputan data, kita tidak perlu melakukan penginputan ulang karena data yang sebelumnya kita masukkan akan secara otomatis tersimpan dalam database.
Kekurangan:
a. Tampilan masih monokrom (hitam-putih) sehingga memberikan kesan kurang nyaman pada saat penginputan data.
b. Memerlukan printer dot matriks dengan harga perawatan printer yang sangat mahal dan bersuara berisik yang dapat mengganggu kinerja perusahaan.
c. Hasil cetak biasanya memerlukan kertas khusus untuk printer dot matriks dan biasanya berukuran besar (A3) yang kurang efisien.
d. Sangat sulit untuk melakukan upgrade bila perusahaan mengalami perkembangan usaha.
2. MYOB Accounting Plus 13
MYOB (Manage Your Own Business) merupakan software akuntansi buatan Australia. Software ini banyak sekali digunakan di Indonesia, bahkan telah menjadi materi wajib bagi siswa SMK atau mahasiswa perguruan tinggi Akuntansi, lembaga kursus khususnya untuk materi komputer Akuntansi.
Software ini akan terasa powerful ketika diintegrasikan dengan software MYOB lain seperti MYOB Fixed Asset, MYOB Point Of Sale. Tampilan yang familiar, mudah digunakan, dan gampang dipelajari sehingga digunakan oleh orang banyak. Perbaikan dan penambahan fitur baru telah membawa MYOB pada versi 17. MYOB juga telah terbit untuk edisi Eropa dan Edisi Amerika (MYOB Premier Accounting Plus), MYOB Edisi Asia dan versi Original yang MYOB Accounting PlusVersi13diIndonesia
Kelebihan:
a. Mudah dipahami karena disertai gambar dan ikon yang menunjukkan siklus akuntansi.
b. Didukung multi user dengan hak dan fungsi yang berbeda untuk setiap user.
c. Tersedia fasilitas edit formulir (faktur, bukti kas) sehingga bisa disesuaikan dengan keinginan perusahaan.
d. Terintegrasi dengan Microsoft Office sehingga mudah digunakan dalam editing dan modifikasi data atau laporan.
e. Fitur dan fungsi sangat lengkap, seperti reminder utang-piutang, surat tagihan, payroll bahkan mendukung fungsi Email sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan.
f. Cocok untuk segala jenis usaha baik skala kecil, multi departemen dan multi proyek.
g. Mudah dalam perawatan database dan backup data.
h. Petunjuk penggunaan banyak beredar di Indonesia hal ini karena software MYOB ini populer di Indonesia dan digunakan di banyak perusahaan dan juga diajarkan di Universitas dan juga SMK-SMK.
Kekurangan:
a. Dalam versi 13, digit angka yang tampil dalam MYOB hanya 11 digit (99 miliar), lebih dari 11 digit laporan harus di ekspor ke Excel agar semua angka bisa dilihat. Hal ini tentu mengurangi tingkat efisiensi kinerja perusahaan tersebut.
b. Meski telah Multi user, tetapi tidak bisa digunakan secara bersamaan.
c. Format neraca masih menggunakan standar Australia. Neraca yang ditampilkan adalah Aset – Kewajiban = Net Asset (Modal)
d. Belum mendukung multi currency (mata uang).
e. Belum mendukung multi gudang. Hal ini cukup mengganggu bila perusahaan yang menggunakan software ini memiliki lebih dari satu gudang.
3. Quick Book 5.0 Enterprise Edition
Software ini memiliki 5 versi, antara lain:
- Manufacturing & Whole Sale Edition
- Retail Edition
- Accountant Edition
- Contractor Edition
Quickbook ini kurang dikenal di Indonesia, padahal software ini memiliki fungsi dan fitur yang sangat komplet.
Kelebihan:
1. Sama halnya dengan MYOB, software ini memiliki fitur multi user
2. Memiliki fitur multi currency (support dengan banyak mata uang). Hal inilah yang belum ada pada MYOB v13.
3. Tampilan yang menarik, fitur yang lengkap disertai tutorial dalam bentuk pdf dan video.
4. Format laporan sangat lengkap disertai grafik dan hasil analisa, sehingga sangat membantu un utuk melakukan pengambilan keputusan yang berhubungan dengan keuangan.
5. Fungsi reminder, multi departemen, multi gudang, payroll, multi cabang dengan fasilitas sinkronisasi yang sangat powerful
6. Software ini akan lebih maksimal jika disinkronisasikan dengan Quickbook Point of Sale dan juga Quick Book Asset Manager.
7. Sama halnya dengan MYOB, laporan dan form yang sudah diinput bisa diekspor Microsoft Office dan PDF.
8. Form dan laporan bisa diatur sesuai kebutuhan.
9. Digit angka yang banyak sehingga bisa digunakan pada perusahaan besar. Hal ini belum dimiliki pada MYOB v13.
Kekurangan
1. Untuk keperluan analisa bisnis, keuangan, dan akuntansi hampir tidak memiliki kekurangan. Hanya dari sisi keterbatasan bahasa karena tutorial belum dibuat dalam bahasa Indonesia.
4. Accurate 3.3.0
Accurate 3.3.0 versi bahasa Indonesia merupakan software adaptasi
dari Accurate International. Tampilan yang sederhana (mirip MYOB) namun elegan denganbanyak pilihan skin sehingga terkesan modern dan juga untuk menghilangkan kejenuhan karena skin dapat diganti-ganti.
Kelebihan:
1. Kelebihan ada pada segi bahasa, karena terdapat pilihan bahasa Indonesia, sehingga lebih mudah dipelajari.
2. Kemampuan modifikasi form dan laporan.
3. Support dengan sistem perpajakan yang berlaku di Indonesia.
4. Multiuser, multi departemen, multi gudang, multi proyek dan multi currency. MYOB v13 belum memiliki fitur multi gudang dan multi currency sehingga Accurate 3.3.0 ini sedikit di atas MYOB v13
5. Sama halnya dengan MYOB dan juga Quickbook, laporan yang sudah dibuat dapat diekspor ke format Microsoft Excel, Notepad, HTML dan PDF.
6. Mendukung fitur reminder dan email. Hal ini juga dimiliki oleh Quickbook.
Kelemahan:
1. User hanya bisa login sebagai supervisor.
2. Hanya bisa membuka database di hard disk drive lokal komputer.
3. Tidak mendapat keistimewaan berupa potongan harga trade in atau major upgrade.
4. Tidak bisa migrasi.
5. Zahir Accounting
Zahir Accounting adalah software akuntansi keuangan terbaik, penuh inovasi yang sangat berbeda dengan software akutansi lain. Zahir Accounting Software disebut “business management software.”
Kelebihan:
1. Mudah digunakan oleh non akuntan karena sudah disediakan formulir khusus untuk menginput semua transaksi umum dalam perusahaan seperti transaksi keluar atau masuk kas, pembelian, penjualan, piutang dan sebagainya.
2. Desain user interface (tampilan) menarik dan mudah dipahami karena struktur menu dan icon berupa gambar yang sederhana dan digunakan dalam kehidupan sehari-hari.
3. Faktur dan laporan dapat didesain sesuai dengan keinginan dan kebutuhan perusahaan serta disertakan berbagai variabel data dan fungsi matematika yang dapat digunakan langsung.
4. Laporan dapat dikirim via email dan diexport ke berbagai format. Mengirim laporan menggunakan email sangan mudah, cukup membuka laporan yang diinginkan kemudian klik tombol Send Email. Zahir Accounting juga dapat mengexport data dengan tampilan yang sama persis dengan tampilan pada Zahir Accounting.
5. Menggunakan database client server sehingga menjadi lebih handal untuk menangani data besar, volume transaksi yang sangat tinggi dan tingkat keamanan data sangat tinggi.
6. Fasilitas dan kapasitas dapat dipilih sesuai kebutuhan sehingga kita cukup membeli paket yang paling murah kemudian memesan fasilitas tambahan sesuai dengan kebutuhan.
7. Berbagai grafik dan analisa bisnis interaktif yang tersedia dalam satu layar dan setiap grafik dapat diklik untuk dianalisis.
8. Laporan dapat diklik untuk melihat detail transaksi (audit atau drill down) pada neraca atau laporan laba-rugi akan menampilkan buku besar per rekening. Jika mengklik nomor transaksi maka transaksi asli akan terbuka kembali. Jika mengklik kanan mouse pada laporan keuangan akan menampilkan jurnaldouble entry.
9. Seluruh transaksi dapat diedit dan dihapus.
10. Memudahkan dalam pengambil keputusan bisnis karena dilengkapi berbagai analisa laporan keuangan perusahaan seperti analisis rasio, break even point analysis, berbagai grafik serta laporan interaktif yang menarik dan terintegrasi.
11. Memiliki berbagai opsi fasilitas advace seperti:
- Multi currency, multi price, multi discount.
- Serial number.
- Lot number dan expire date.
- Giro mundur.
- Sinkronisasi data antar cabang melalui internet dial-up. Hal ini belum dimiliki oleh keempat software di atas. Hal ini mempermudah dalam hal pengendalian perusahaan karena bersifat real time.
- Predictive input (menginput transaksi berulang kali secara otomatis).
Kelemahan:
1. Zahir Accounting tidak dapat secara otomatis menghitung biaya perjam, perburuh dan biaya lain dalam akuntansi biaya.
2. Pada Zahir edisi Flexy Money tidak tersedia fasilitas harga tetap, proyek dan departemen.
3. Zahir Accounting edisi pendidikan belum mendukung pengeditan (unposting) transaksi penjualan dan pembelian.
4. Tidak memberikan rekomendasi tentang kebutuhan perangkat yang dibutuhkan serta kompatibel dengan Zahir Pos.
5. Zahir Pos kurang cepat dan responsif khususnya pada saat menginput transaksi, membuka faktur, menginput produk dan mencetak faktur.
Setiap software akuntansi tentu memiliki kelebihan dan kekurangan. Software akuntansi yang paling baik adalah software yang memiliki fitur yang lengkap dan mencakup segala prsoses-proses akuntansi selain itu juga memiliki kemudahan dalam hal pengoperasiam sehingga dapat disesuaikan oleh user atau pengguna .
Dari ulasan kelima software akuntansi di atas, kita dapat menarik kesimpulan bahwa software terbaik adalah Zahir Accounting karena menggunakan bahasa Indonesia, mudah digunakan dan juga dilengkapi dengan grafik yang dapat mempermudah analisis data yang dapat digunakan untuk melakukan pegambilan keputusan pada perusahaan.
ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP (Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Costumer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
Modul ERP
Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia:
1. Modul OperasiGeneral Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.
2. Modul Financial & Akuntansi
General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.
3. Modul Sumber Daya Manusia
Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.
Manfaat Menggunakan ERP
Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan:
1. Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
2. Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk
3. Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.
Tips memilih ERP
Berikut adalah beberapa tips bagaimana cara memilih ERP yang sesuai bagi perusahaan:
1. Knowledge & Experience
Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancer. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.
2. Selection Methodology
Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP.
3. Analisa Business Strategy
- Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?
- Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?
- Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?
- Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?
- Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?
- Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?
- Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?
4. Analisa People
- Bagaimana komitment top management thd usaha untuk implementasi ERP?
- Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?
- Bagaimana komitmen dari tim implementasi?
- Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?
- Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?
- Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?
5. Analisa Infrastruktur
- Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)?
- Seberapa besar budget untuk infrastruktur?
- Apa infrastruktur yang harus disiapkan?
6. Analisa Software
- Apakah software tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?
- Apakah ada dukungan service dari supplier, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari?
- Seberapa banyak waktu untuk implementasi yg tersedia?
- Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan?
Implementasi ERP
Berikut ini adalah pedoman yang digunakan pada saat implementasi ERP:
- ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan terhadap jalannya ERP.
- ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan.
- Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.
Penyebab Gagalnya ERP
1. Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
2. Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
3. Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
4. Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
Tanda-tanda kegagalan ERP
1. Kurangnya komitmen top management
2. Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)
3. Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
4. Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
5. Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
6. Kesalahan penghitungan waktu implementasi
7. Tidak cocoknya software dgn business process
8. Kurangnya training dan pembelajaran
9. Cacatnya project design & management
10. Kurangnya komunikasi
11. Saran penghematan yang menyesatkan
Software ERP
Berikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source:
- SAP
- JDE
- AAN
- FGPro
- Protean
- Compiere
- Adempiere
Kelebihan Dari ERP :
- Integrasi antara area fungsional yangberbeda untuk meyakinkan komunikasi,produktifitas dan efisiensi yang tepat.
- Rancangan Perekayasaan.
- Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment.
- Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks.
- Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan.
- Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level inti.
- Akses informasi yang dapat dipercaya, hal ini dikarenakan DBMS konsistensi dan akurasi dari data yang diinput dan juga hasil report yang akan dibuatkan.
- Menghidari redudansi dari pemasukkan data dan operasi, hal ini dikarenakan modul-modul yang mengakses data yang sama dari data base yang terpusat sehingga menghindari pemasukkan data yang berkali kali.
- Mengurangi jeda waktu penampilan informasi dan laporan, yaitu meminimalisasi prose penarikan dan penampilan data. dengan sekali klik saja laporan dapat ditampilkan tanpa harus mencari cari sumber data dan memanipulasi lagi.
- Pengurangan Biaya, hal ini dikarenakan adanya penghematan waktu peningkatan kontrol dan DSS dengan analisa yang berskala enterprise.
- Peningkatan skalabilitas, hal ini dikarenakan ERP memiliki desain yang tersetruktur dan modular.
- Memiliki akses ke dunia luar, yaitu modul CRM dan EDI (Electrinic Data Interchange).
- e-commerce dan e-business, yaitu membuka akses ke internet dan kultur kerjasama.
Kelemahan dari E-Commerce :
- Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP.
- Sistem ERP sangat mahal, hal ini dikarenakan biaya bervariasi dari ribuan dollar samapai denganjutaan dollar. hal ini dikarenakan biaya untuk prosess re engineering sangat tinggi.
- Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif.
- ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi.
- Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan.
- Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan.
- Ketergantungan pada satu vendor tertentu, hal ini dikarenakan sistem ERP yang telah diimplementasikan memerlukan support yang lama dari vendor yang menginstall.
- Kompleksitas, System ERP biasanya terlalu banyak fitur dan terlalu kompleks untuk digunakan oleh end user.
